POLITIKA VAROVANJA OSEBNIH PODATKOV

Datum objave zadnje verzije:  1. 4. 2022

 
Upravljavec osebnih podatkov in kontaktni podatki

Ta politika velja za obdelavo in uporabo katerihkoli osebnih podatkov s strani IKSA vizija d.o.o.  oz. ki se izvaja v imenu te organizacije.

Podatki o upravljavcu:

IKSA vizija d.o.o.

Gasilska cesta 3, 1000 Ljubljana

Telefon: 040 917 000

E-pošta: info@iksa.si

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov je Eva Ferjan, dosegljiva na elektronskem naslovu: eva@iksa.si

Katere osebne podatke obdelujemo

• Za seznam za obveščanje: Osnovni kontaktni podatki, ki ste nam jih ob prijavi na listo posredovali (ime, priimek, e-pošta; včasih telefonska številka, včasih spol zaradi nazivanja v e-pošti, včasih zaposlitev in delovno mesto);
• Podatki, ki jih potrebujemo za kvalitetno izvedbo posamezne storitve
• Podatke, ki jih potrebujemo za  izdajo računa (vrsta storitve, obdobje storitve, znesek storitve, način plačila, datum plačila, podatki o reklamacijah, podatki za izdajo računa).
• Podatki, ki jih podrebujemo za morebitna poročanja in obdelavo v primeru sofinanciranja preko  razpisa

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Vaše osebne podatke lahko obdelujemo na naslednjih pravnih podlagah:

• kadar je to potrebno za izpolnitev naših zakonskih obveznosti (npr. izdaja računov za opravljeno strotev);
• kadar je obdelava vaših osebnih podatkov potrebna za sklenitev in izpolnitev pogodbe, ki ste jo sklenili z nami ali ker ste od nas želeli ponudbo;
• Kadar je obdelava podatkov potrebna za kvalitetno izvedbo storitve
• kadar ste za obdelavo svojih osebnih podatkov podali privolitev za obdelavo za posamezen namen obdelave, pri čemer imate vedno pravico, da dano privolitev prekličete;
• Kadar je uporaba osebnih podatkov potrebna za namen poročanja npr. v primeru sofinanciranja storitev preko razpisov
• kadar imamo za obdelavo vaših osebnih podatkov zakonit interes

Namen obdelave osebnih podatkov

Vaše osebne podatke lahko uporabljamo za enega ali več navedenih namenov:

• komuniciranje z vami glede zagotavljanja naših storitev ter odgovarjanja na vaša povpraševanja;
• sklenitev pogodbe in izpolnitev obveznosti, ki izhajajo iz sklenjene pogodbe;
• tržno komuniciranje (pošiljanje e-pošte, klasične pošte in SMS sporočil);
• Za kvalitetno izvedbo storitve
• Za namen poročanja v primeru sodelovanja pri razpisih
• za uveljavljanje kakršnihkoli pravnih zahtevkov in reševanje sporov;
• za statistične analize o uporabi naših spletnih strani.
• Za statistične analize o izvajanju naših storitev

Hranjenje osebnih podatkov

Osnovne osebne podatke, ki jih imamo za namen obveščanja, hranimo več čas, oz. nam niste dali zahteve za izbris podatkov.

Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, hranimo trajno oz. do preklica te privolitve z vaše strani.

Podatke o izdanih računih hranimo 10 let od izdaje.

Podatke, ki so potrebni za sklenitev in izpolnitev pogodbe med vami in nami, hranimo še 2 leti od izpolnitve pogodbe. Podatke o tem, katere storitve ali produkte ste od nas kupili,  hranimo trajno oz. dokler ne prejmemo vaše zahteve za izbris podatkov.

Prosredovanje osebnih podatkov: prostovoljnost in posledice ne-posredovanja

Posredovanje osebnih podatkov je prostovoljno. Osebnih podatkov nam niste dolžni posredovati, vendar pa v primeru, da jih ne posredujete, ne more prejeti določenih storitev oziroma z nami skleniti pogodbe. Kateri podatki so taki, da njihovo neposredovanje povzroči navedene posledice, bomo navedli vsakič, ko bomo od vas pridobivali osebne podatke.

Dostop do osebnih podatkov

Vaših osebnih podatkov ne posredujemo in ne omogočamo seznanitve z njimi tretjim osebam (izven organizacij IKSA inštitut ali IKSA vizija d.o.o.) razen tistim, ki imajo z nami sklenjeno pisno pogodbo, na podlagi katere izvajajo določena opravila v zvezi z obdelavo podatkov in so dolžni spoštovati zakonodajo glede obdelave in varstva osebnih podatkov (t.i. pogodbeni obdelovalci). Pogodbeni obdelovalci, ki jim posredujemo osebne podatke, so:

– računovodski servis (Pelikan d.o.o. )

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru naših navodil in osebnih podatkov ne smejo obdelovati za lastne namene. Zavezani so, skupaj s svojimi zaposlenimi, k varovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.

Vaše pravice v zvezi z osebnimi podatki

Glede svojih osebnih podatkov imate naslednje pravice:

1. da od nas kadarkoli zahtevate:

• potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke;
• dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije: namene obdelave; vrste osebnih podatkov; 
• popravek netočnih osebnih podatkov;
• izbris vseh osebnih podatkov (pravica do pozabe), če so izpolnjene predpostavke iz člena 17 Splošne uredbe o varstvu podatkov, predvsem pa v primeru, kadar prekličete privolitev za obdelavo osebnih podatkov;
• izpis osebnih podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, s pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas mi pri tem ovirali;
• prenehanje uporabe osebnih podatkov za namene neposrednega trženja.

1. pravico, da zoper nas vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši Splošno uredbo o varstvu podatkov.

Postopek uveljavljanja pravic

 Svoje zahteve, ki se tičejo uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko naslovite v pisni obliki na kontakt, ki je naveden na vrhu tega dokumenta pod Upravljavec osebnih podatkov in kontaktni podatki.

Za potrebe zanesljive identifikacije v primeru uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko od vas zahtevamo dodatne podatke, ukrepanje pa lahko zavrnemo le v primeru, da dokažemo, da vas ne moremo zanesljivo identificirati.

Na vašo zahtevo, s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi z osebnimi podatki, moramo odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema vaše zahteve.